Adiós a las hojas de cálculo

América Economía

Un número considerable de medianas empresas aún recurre a hojas de cálculo como medio para llevar a cabo sus operaciones de análisis, planeamiento y definición de presupuestos. Así, quedan “inundadas” con planillas que contienen datos poco confiables o desactualizados y que llevan a errores y al caos operativo. En este contexto, llevar un control efectivo y el tener la capacidad de tomar decisiones adecuadas y oportunas es casi imposible. Este problema podría resolverse gracias a las tecnologías de análisis y planeamiento disponibles, pero son pocas las empresas de este tamaño que cuentan con presupuesto para incorporarlas. ¿Qué hacer, entonces?

Como primera medida, abandonar las hojas de cálculo. Las fortalezas básicas de las empresas medianas son la agilidad (pueden aprovechar nuevos mercados gracias a su capacidad de moverse rápidamente) y el enfoque (comercializan un rango limitado de productos y servicios). En contraposición, necesitan identificar maneras de alcanzar un crecimiento rentable y sostenido, si no, se arriesgan a padecer las consecuencias de un retraso visible ante sus competidores y a ser absorbidas por un pez más grande.

¿Cómo se logra? Mediante un acto de malabarismo en el cual los ejecutivos tienen varias esferas en el aire al mismo tiempo y, para evitar que caigan, necesitan visualizar una panorámica clara y consistente sobre su negocio, para dar prioridad a los problemas más relevantes y tomar decisiones diligentes e informadas para resolverlos proactivamente y a la mayor brevedad posible.

La información que se requiere para armar esa panorámica suele estar contenida en los sistemas empresariales, pero no es fácilmente accesible. Aquí es donde entran a jugar las hojas de cálculo que, como se insinuó, no cuentan con funcionalidades de verificación o balance durante el ingreso o actualización de los datos contenidos, así que dejan la puerta abierta para que se presenten errores con facilidad y se generen potenciales problemas de veracidad. Las decisiones, como consecuencia, quedan libradas al instinto.

La inteligencia de negocios (BI) ayuda a convertir los datos contenidos en sistemas de finanzas, manufacturas y ventas en información útil y significativa, y luego la distribuye entre aquellos que la requieren, en el momento mismo en que la necesitan, para que cada uno pueda tomar decisiones informadas y oportunas. Así, las empresas medianas pueden sacar provecho de su agilidad innata, ya que entienden de manera inmediata y continua los aspectos operativos que están funcionando adecuadamente y los que no y los efectos que tienen estas debilidades y fortalezas en el funcionamiento de la empresa, para establecer las prioridades de acción y reacción rápidamente.

Además, promueve un enfoque unificado a escala directiva, ya que ofrece a todos y cada uno de los ejecutivos de la empresa la misma versión de la realidad, con el fin de alcanzar una sincronía armónica entre la estrategia y las operaciones corporativas. Finalmente, es un factor habilitador del crecimiento rentable, gracias a las capacidades de análisis detallado de los negocios y a la provisión de una panorámica unificada sobre los planes corporativos. La toma de decisiones, así, se basa en hechos.

¿Cuáles son las funcionalidades que ofrecen los sistemas de inteligencia de negocios?:

*Reportes operativos de generación periódica, como los de planeamiento de la cadena de suministro, que muestran los pronósticos de la demanda mensual de cada producto y línea, según geografía y canal utilizado.

*Diagramas esquemáticos (dashboards) para visualizar rápidamente tendencias y aspectos puntuales, con cuadros, indicadores y semáforos de status.

*Consultas ad-hoc para responder preguntas como "¿Cómo se compara la demanda efectiva con los pronósticos de demanda formulados para un grupo específico de productos en Japón en el último trimestre?" o "¿Qué cantidad de una parte específica tenemos actualmente en inventario?".

*Capacidades avanzadas de análisis que muestran datos en múltiples clasificaciones o dimensiones, como producto, cliente, región o período de tiempo y los desglosa para contemplar diversas combinaciones.

*Tarjetas de calificación (scorecards) que monitorean métricas de negocios e indicadores clave de desempeño (KPIs), como satisfacción del cliente, rentabilidad y veracidad de pronóstico para cada grupo de productos.

*Capacidades de planeamiento y definición de presupuestos.

BI sin límites. ¿Puede una empresa mediana, con sus limitados recursos de informática, presupuestos y niveles de experiencia y conocimientos, implantar este tipo de solución? Sí. Se recomienda la elaboración de una hoja de ruta que contemple un proyecto por fases, que priorice las áreas de alto impacto en las instancias iniciales, para alcanzar el éxito de a poco y basarse en esos logros para seguir creciendo.

La fase 1 (gatear) tendrá como objetivo lograr que la empresa  se familiarice con la tecnología BI. Por lo tanto, debe concentrarse en aquellos aspectos con un efecto inmediato en sus procesos rutinarios de toma de decisiones y que, simultáneamente, aporten las bases para el aprendizaje organizacional. Se recomiendan los dashboards ejecutivos y los reportes operativos simples.

Durante la fase 2 (caminar) se consolida lo anterior y se expande el alcance hacia reportes operacionales, diagramas esquemáticos detallados, consultas sobre búsquedas y análisis ad-hoc, así como procesos de planeamiento y definición de presupuestos.

La fase 3 (correr), por último, tiene como objetivo alcanzar el uso ininterrumpido de BI como medio para que todas las decisiones corporativas se tomen en base a hechos y no a intuiciones. Abarca los dispositivos móviles, desplegando las consultas y análisis ad-hoc para los analistas de negocios de todos los departamentos.

Las soluciones de inteligencia de negocios permiten a las organizaciones de mediano tamaño eludir el caótico escenario que conlleva el uso de las hojas de cálculo, y les proporciona percepciones claras y conocimientos profundos necesarios para identificar, dar prioridad y afrontar proactivamente sus problemas, ya que permite sincronizar sus procesos organizacionales y consolidar el uso efectivo de sus recursos.